Op vraag van de taalondersteuning van de basisschool Hendrik Conscience in Schaarbeek werd een oplossing gezocht. Op deze manier rijpte het idee voor TOKO.
TOKO is een administratiesysteem waarmee de opvolging van aangeleerde begrippen in het kleuteronderwijs wordt geregistreerd.
De bedoeling is om een eenvoudig werkmiddel aan te reiken waarmee moeiteloos de registratie kan gebeuren. Daarom werd er gekozen voor een systeem dat zowel met de computer, als met de smartphone kan worden bediend. Gebruiksgemak staat voorop.
De documentatie die hier wordt voorgesteld werd geschreven op basis van de eerste versie van het systeem en legt enkele belangrijke principes uit. Waarschijnlijk zal het systeem op termijn evolueren en zullen er nieuwe mogelijkheden aan het systeem worden toegevoegd. En dat is ook prima, want het potentieel van dergelijke systemen wordt meestal pas zichtbaar wanneer ze worden gebruikt.
TOKO is een gesloten systeem. Dit wil zeggen dat het enkel bedoeld is om gebruikt te worden voor de gebruikers voor wie het werd ontworpen. In dit eerste luik wordt daarom toegelicht op welke manier de applicatie wordt beveiligd.
Het systeem is beveiligd door twee verschillende lagen:
De beveiliging gebruiker/paswoord is een standaard methode. Alvorens een gebruiker in het systeem kan, moet die zich registreren. Registratie gebeurt door naast de naam en voornaam een geldig e-mail adres in te vullen en een paswoord te kiezen. Er zijn geen vereisten om een veilig paswoord te kiezen. Het is uiteraard aan te raden dat een gebruiker een paswoord kiest dat niet eenvoudig te achterhalen is.
Eens de gebruiker zich heeft geregistreerd wordt er een E-mail verstuurd waarin de gebruiker moet bevestigen dat hij/zij gebruik wilt maken van het systeem. Uiteraard zullen gebruikers met een foutief of fictief e-mail adres geen bericht ontvangen van het systeem. Wanneer een gebruiker met een juist e-mail adres het bericht schijnbaar niet ontvangen heeft, is het aan te raden om in alle mappen van de e-mail client te kijken. De kans bestaat dat het bericht terecht gekomen is in de map van spamberichten.
Om te vermijden dat om het even wie zich registreert en de informatie in het systeem kan wijzigen wordt de gebruiker in een wachttoestand geplaatst. De gebruiker zal dus zelfs na het bevestigen via E-mail niet direct kunnen aanmelden. Een gebruiker die in de wachttoestand staat, kan enkel toegang krijgen van een andere gebruiker die reeds eerder toegang heeft gekregen. Hiervoor is een optie voorzien wanneer dergelijke gebruiker is aangemeld. Onder de optie Gebruikers in het menu kan een aangemelde gebruiker toegang verlenen of toegang ontzeggen.
De optie om gebruikers toegang te ontzeggen werd toegevoegd om de mogelijkheid te verschaffen dat personen die de organisatie verlaten hebben niet langer informatie kunnen bewerken of zinloze informatie toevoegen.
In heel wat kleuterscholen wordt wekelijks met een thema gewerkt.
Binnen TOKO bestaat de mogelijkheid om thema's aan te maken. In het kader van de opvolging is het uiteraard mogelijk dat een thema in verschillende jaren wordt hernomen.
Per thema kunnen verschillende begrippen worden toegevoegd. Deze zijn dus overkoepelend voor alle jaren van de kleuterschool.
In het systeem wordt ook genoteerd welke klassen er zijn op de school. Indien nodig kunnen er nieuwe klassen worden toegevoegd.
De kern van het systeem is het registreren van de begrippen. Het volstaat hiervoor om de juiste klas en week te kiezen. Daarna wordt het thema gekozen. Op een vervolgscherm kunnen dan de begrippen die werden aangebracht worden aangeduid. Correcties kunnen worden gemaakt tijdens het KALENDERjaar.
In het systeem zijn daarnaast ook lijsten voorzien die op elk moment door de gebruiker kunnen worden nagekeken.